Ces dernières années, on a assisté à un mouvement d’abandon des documents physiques et de la paperasse au profit des enregistrements électroniques. C’est ce qu’on appelle souvent la dématérialisation. Mais quelles sont les lois relatives à ce processus ? Et qui est chargé de veiller à ce que tous les documents soient correctement transférés et stockés ?
En quoi consiste la dématérialisation des documents administratifs ?
La transformation des documents administratifs physiques en versions numériques vise à mettre entièrement fin à l’utilisation des documents papier. Ce changement a commencé en 2016 et consiste à numériser tous les documents papier existants et à les sauvegarder sous forme électronique. Son succès est en grande partie dû à des logiciels et des outils nouvellement créés.
L’objectif de ces derniers était de créer ou d’éditer des documents administratifs, de les signer, de les partager et de les stocker. Cela a conduit au fil du temps au développement de nombreux logiciels de bureautique, de gestion électronique et de signature électronique. Aujourd’hui, tous les établissements recevant du public ont la possibilité légale de générer des documents numériques authentiques et non modifiables. Le processus de dématérialisation vise à réduire au maximum l’utilisation du papier dans les flux administratifs.
Que dit la loi pour une république numérique ?
La loi pour une république numérique est créée pour favoriser l’innovation en permettant l’échange d’informations et de connaissances. Cela aidera à gérer les défis de l’économie numérique. L’objectif principal des 113 articles portant sur l’accès facile aux données numériques est de protéger les données des citoyens et de garantir leurs droits afin de créer un climat de confiance.
Les deux objectifs sont les suivants : premièrement, permettre à la France de surpasser ses pairs dans le domaine des technologies numériques ; et deuxièmement, maintenir un état d’esprit de croissance qui donne aux individus la possibilité d’améliorer continuellement leurs compétences. La loi de dématérialisation des services publics a également pris en compte les dispositions pratiques à mettre en œuvre dans les territoires d’outre-mer. C’est ainsi qu’est née la loi pour une République numérique qui a lancé la révolution numérique administrative en France.
Quels sont les documents administratifs dématérialisés ?
La dématérialisation par l’ERP des documents administratifs obligatoires s’applique déjà à de nombreux types de documents. Au sein des entreprises, il est désormais possible de disposer de documents commerciaux sous forme numérique.
Il s’agit notamment des contrats de vente, des bons de commande, des devis et des factures non seulement les bulletins de salaire et les avenants sont accessibles par voie numérique, mais aussi de nombreux autres documents relatifs aux ressources humaines. En fait, tout document obligatoire dans un ERP ou sur un lieu de travail peut vraisemblablement être dématérialisé pour faciliter la vie de toutes les parties concernées.
Le RPA ou Registre Public Accessibilité
Non seulement vous pouvez trouver des documents administratifs sous forme dématérialisée, mais grâce à la récente numérisation des registres dans les ERP, vous pouvez désormais disposer de votre registre public d’accessibilité (RPA) sous forme électronique. L’attestation d’accessibilité est un document requis pour tous les établissements afin de garantir qu’ils sont conformes à la réglementation en vigueur en matière d’accessibilité. Ce registre a pour objectif d’informer le public du degré d’accessibilité de l’ERP et de ses prestations.
Cette attestation peut également être utilisée par les personnes handicapées pour obtenir des informations pratiques sur la manière dont l’établissement est en mesure de répondre à leurs besoins. La loi prévoit que ce document est disponible soit au format papier depuis l’ERP, soit sous forme de QR code consultable sur place. Avec Loot Box, les gestionnaires d’ERP peuvent facilement éditer leur RPP et le mettre à disposition du public via le QR Code dédié.
Le RSI ou Registre de Sécurité Incendie
Le registre de sécurité en ligne vous permet de supprimer les documents papier et d’adopter un système de sécurité électronique. Cette méthode de dématérialisation est validée par la Commission centrale de sécurité depuis 2002. Ce document, obligatoire pour les ERP et les ERT, aborde tous les thèmes liés à la sécurité incendie (caractéristiques des bâtiments, entretien et contrôle des équipements, dimensionnement et organisation des secours…).
Avec Loot Box, vous pouvez non seulement gérer les personnes en charge de la maintenance et des contrôles réglementaires mais aussi assurer le suivi des non-conformités jusqu’à l’édition du registre de sécurité.
Nous espérons que cet article a permis de clarifier certaines des lois régissant la dématérialisation en France. Il est important que les entreprises soient conscientes de ces changements et s’assurent que tous les documents sont transférés et stockés correctement.
